Cerfa de contrat d’apprentissage : ce que l’employeur doit préparer avant l’envoi

Ce que l’employeur doit préparer avant d’envoyer le Cerfa de contrat d’apprentissage

Avant d’envoyer le Cerfa, l’employeur doit préparer un dossier complet et cohérent. Le contrat d’apprentissage comporte des mentions obligatoires, dont la dénomination de l’entreprise, l’effectif, le diplôme ou titre préparé, la rémunération, le maître d’apprentissage et les conditions de déduction des avantages en nature, comme le rappelle Service Public Entreprendre. Une préparation rigoureuse évite surtout les retours pour correction et les oublis de dernière minute.

Ce guide suit l’ordre utile côté employeur : vérifier l’entreprise, collecter les données de l’apprenti et du maître d’apprentissage, cadrer le contrat, récupérer les éléments du CFA, puis contrôler l’envoi dans le bon délai.

En résumé

• Travaillez sur le formulaire officiel en vigueur avant toute saisie.
• Vérifiez que le SIRET est actif et qu’il correspond à l’adresse du lieu d’exécution du contrat, et non seulement au siège.
• Préparez les données de l’entreprise, de l’apprenti et du maître d’apprentissage avant d’ouvrir le formulaire.
• Récupérez auprès du CFA l’intitulé exact du diplôme ou titre préparé et la convention de formation.
• Le dossier complet doit être transmis à l’organisme compétent dans les 5 jours ouvrables suivant le début d’exécution du contrat.

Vérifier le formulaire officiel en vigueur et les informations de l’entreprise

Commencez par la bonne version du formulaire. Le Cerfa de contrat d’apprentissage évolue, donc il faut le télécharger sur service-public.fr ou via l’organisme compétent, puis contrôler la date de mise à jour du document avant toute saisie.

Les mentions obligatoires du contrat incluent la dénomination de l’entreprise et l’effectif. Ces éléments doivent être exacts dès la première saisie, car ils figurent dans le bloc employeur du Cerfa Service Public Entreprendre.

Rassemblez les informations suivantes avant d’ouvrir le formulaire. La liste ci-dessous reprend les données de préparation utiles côté employeur, mais les libellés exacts doivent toujours être vérifiés sur le Cerfa en vigueur.

Exemple concret : une PME de 45 salariés avec deux établissements doit renseigner le SIRET du site où l’apprenti travaille réellement. L’effectif à indiquer est celui de l’entreprise, pas seulement celui de l’établissement d’accueil.

Collecter les données de l’apprenti et confirmer le maître d’apprentissage

Avant de compléter les rubriques consacrées aux personnes, réunissez les données d’identité de l’apprenti et vérifiez la désignation du maître d’apprentissage. À ce stade, la précision compte plus que la vitesse : une incohérence suffit à bloquer la complétude du dossier.

Informations à réunir côté apprenti

Demandez une pièce d’identité valide et vérifiez que le nom, le prénom, la date de naissance et l’adresse correspondent exactement aux informations communiquées. Si l’apprenti est mineur, notez aussi les informations du représentant légal, car sa signature est requise sur le contrat.

Désigner et documenter le maître d’apprentissage

Le contrat doit comporter le nom, le prénom et la date de naissance du maître d’apprentissage, ainsi qu’une attestation de l’employeur précisant qu’il remplit les conditions de compétence professionnelle, comme l’indique Service Public Entreprendre. Avant d’avancer, vérifiez le libellé exact du formulaire, car cette attestation peut apparaître sous forme de case à cocher ou de déclaration intégrée au Cerfa.

Exemple concret : si vous désignez un chef d’atelier né le 14 mars 1978, reportez la date telle quelle. Une date de naissance erronée est une cause simple de retour de dossier.

Points de contrôle avant de passer à la suite

• Identité de l’apprenti vérifiée sur pièce officielle.
• Représentant légal identifié si l’apprenti est mineur.
• Maître d’apprentissage désigné avec date de naissance exacte.
• Attestation de compétence professionnelle prévue dans le formulaire.

Cadrer le contrat, les dates et la rémunération avant la saisie

Avant de remplir le Cerfa, fixez trois points sans ambiguïté : le type de contrat, les dates d’exécution et les éléments de rémunération. Si ces points ne sont pas arrêtés en amont, le dossier risque d’être incohérent dès la première relecture.

CDD ou CDI : trancher avant de saisir

Le Cerfa distingue le CDD et le CDI. Ce choix conditionne la manière de renseigner les dates : en CDD, les dates de début et de fin sont fixes, tandis qu’en CDI, la date de début de la période d’apprentissage reste le repère principal. En cas de doute, vérifiez le mode adapté avec l’organisme compétent avant de saisir le formulaire.

Dates du contrat et de la période d’apprentissage

Deux dates distinctes peuvent apparaître : la date de début du contrat et la date de début de la formation en CFA. Elles ne coïncident pas toujours. Demandez ces informations au CFA avant la saisie pour éviter une correction après envoi.

Rémunération et avantages en nature

Le salaire dû pour chacune des années du contrat ou de la période d’apprentissage, ainsi que les conditions de déduction des avantages en nature, font partie des mentions obligatoires du contrat Service Public Entreprendre. Préparez les données avant la saisie :

• Le salaire brut applicable pour chaque année ou période, exprimé selon le taux en vigueur sur la base légale ou conventionnelle. Vérifiez toujours le taux à jour avant de l’inscrire.
• Les avantages en nature éventuels, comme les repas ou le logement, et leur mode de déduction si l’entreprise en accorde.

Exemple concret : si l’apprenti entre en première année à 18 ans et que la convention collective prévoit un taux supérieur au minimum légal, inscrivez le taux applicable pour chaque période, pas un montant global.

Vérifier la cohérence et les signatures avant envoi

Une fois les éléments réunis, relisez ensemble les dates, le type de contrat et la rémunération. Le contrat doit être signé par l’employeur, l’apprenti et, si l’apprenti est mineur, son représentant légal avant transmission.

Les libellés exacts des champs et les modalités de calcul de la rémunération doivent être vérifiés sur le formulaire officiel en vigueur au moment de la saisie.

Récupérer les éléments du CFA et préparer les justificatifs utiles

Quand les données employeur, apprenti et contrat sont prêtes, passez au bloc formation. C’est généralement à ce moment que le dossier se décale, car les informations du CFA et les justificatifs ne sont pas toujours centralisés du côté employeur.

Identifier le diplôme ou titre préparé

Le diplôme ou titre préparé par l’apprenti fait partie des mentions obligatoires du contrat Service Public Entreprendre. Demandez au CFA l’intitulé exact, le niveau et, si le formulaire en vigueur le demande, le code RNCP. Évitez les abréviations approximatives si le libellé complet est attendu.

Exemple : si l’apprenti prépare un BTS Management Commercial Opérationnel, vérifiez que l’abréviation “BTS MCO” est acceptée dans le champ concerné avant de l’utiliser.

Renseigner le CFA et obtenir la convention de formation

Le Cerfa demande aussi les informations du centre de formation : dénomination, adresse, numéro UAI et, selon le formulaire, numéro de déclaration d’activité. Demandez ces éléments directement au CFA, qui les transmet généralement avec le dossier d’entrée en formation.

La convention de formation fait partie des documents justificatifs à préparer avant l’envoi du dossier, comme le rappelle Service-public. Sans elle, le dossier est incomplet.

Classer les justificatifs utiles

Les justificatifs à réunir doivent correspondre aux informations saisies dans le formulaire. Préparez au minimum :

• La pièce d’identité de l’apprenti.
• Le justificatif de représentant légal si l’apprenti est mineur.
• Tout document interne attestant de la désignation du maître d’apprentissage, si votre organisation en produit un.

Vérifiez sur le formulaire officiel en vigueur si d’autres pièces sont demandées. Les exigences peuvent évoluer selon le cadre de dépôt et l’organisme compétent.

Préparer un dossier complet avant transmission

Avant l’envoi, relisez le Cerfa complété en regard de chaque justificatif : chaque donnée saisie doit pouvoir être reliée à un document source. Un dossier rangé par bloc, employeur, apprenti, maître d’apprentissage, contrat, formation, facilite ce contrôle final.

Contrôler l’envoi du dossier et respecter le délai de dépôt

Faites une dernière relecture du dossier avant transmission. La notice officielle rappelle que l’employeur transmet le dossier complet à l’organisme compétent au plus tard dans les 5 jours ouvrables qui suivent le début d’exécution du contrat Notice pour le contrat d’apprentissage. Ce point de départ compte : il faut donc préparer le dossier avant le début du contrat, pas après.

Points à vérifier avant l’envoi

• Chaque rubrique du Cerfa est complète.
• Les signatures sont présentes : employeur, apprenti et représentant légal si nécessaire.
• Les dates du contrat et de la formation CFA sont cohérentes.
• La rémunération est renseignée par année ou période, et les avantages en nature sont précisés si applicable.
• La convention de formation est jointe au dossier.
• Le dossier part dans les 5 jours ouvrables suivant le début d’exécution du contrat.

À qui transmettre le dossier

Le destinataire dépend du statut de l’employeur. La notice officielle précise que l’employeur privé transmet le dossier à l’OPCO compétent, tandis que l’employeur public le transmet au représentant de l’État dans le département du lieu d’exécution, selon les cas prévus Notice pour le contrat d’apprentissage.

Si vous n’avez pas encore identifié votre OPCO, rapprochez-vous de votre fédération professionnelle ou du service compétent. Vérifiez aussi que l’adresse d’exécution renseignée dans le contrat correspond bien au lieu d’accueil réel.

Exemple concret : un contrat qui débute le lundi 2 septembre doit être transmis au plus tard le vendredi 6 septembre. Un envoi le lundi suivant serait hors délai.

Conservez une copie datée du dossier transmis, ainsi qu’un accusé de réception si le mode de transmission le permet. Les libellés des champs et les pièces demandées peuvent évoluer, donc la dernière vérification reste celle du formulaire officiel en vigueur.

FAQ

Que se passe-t-il si le SIRET renseigné dans le Cerfa ne correspond pas à l’adresse du lieu d’exécution ?

Le dossier peut être retourné pour correction. Le SIRET doit être actif et correspondre exactement à l’adresse postale du lieu d’exécution du contrat. Pour une entreprise multi-établissements, il faut donc renseigner le SIRET du site d’accueil réel.

Quels justificatifs faut-il joindre au Cerfa avant l’envoi ?

Au minimum, il faut préparer les documents justificatifs liés aux informations figurant dans le Cerfa, notamment la convention de formation Service-public. Selon le cas, ajoutez la pièce d’identité de l’apprenti, le justificatif du représentant légal si l’apprenti est mineur, et tout document interne utile pour le maître d’apprentissage.

À qui transmettre le dossier et dans quel délai ?

L’employeur privé transmet le dossier complet à son OPCO compétent. L’employeur public le transmet au représentant de l’État dans le département du lieu d’exécution. Dans les deux cas, le délai est de 5 jours ouvrables à partir du début d’exécution du contrat Notice pour le contrat d’apprentissage.

Faut-il renseigner le salaire globalement ou par période dans le Cerfa ?

Par période. Le contrat d’apprentissage doit mentionner le salaire dû pour chacune des années du contrat ou de la période d’apprentissage Service Public Entreprendre. Vérifiez toujours les taux en vigueur avant la saisie.

Dernier contrôle utile avant envoi : assurez-vous que le SIRET et l’adresse du lieu d’exécution concordent, puis vérifiez une dernière fois que les rubriques du Cerfa, les signatures et la convention de formation sont bien réunies.