Avant de signer un contrat d’apprentissage, l’employeur doit réunir les informations sur l’entreprise, l’apprenti, le contrat de travail, le CFA et, selon les cas, le maître d’apprentissage et les pièces complémentaires. La liste officielle de préparation couvre notamment les informations employeur, l’état civil de l’apprenti, les éléments du contrat, la convention de formation ou l’attestation pédagogique et financière dans le cas d’un CFA d’entreprise, ainsi que les conventions d’aménagement de durée et de mobilité si elles sont prévues (Service-Public.fr). Cette checklist suit l’ordre pratique de préparation pour limiter les oublis avant l’envoi du dossier.
En résumé
- Commencez par le Siret de l’établissement où l’apprenti travaille réellement, puis vérifiez le signataire du contrat.
- Rassemblez ensuite les informations d’état civil de l’apprenti et, si l’apprenti est mineur, prévoyez la signature du représentant légal.
- Demandez au CFA la convention de formation, ou l’annexe pédagogique et financière si le CFA est un CFA d’entreprise.
- Préparez les éléments du maître d’apprentissage, y compris les titres, diplômes et l’expérience professionnelle demandés par l’employeur.
- Vérifiez les cas particuliers, durée aménagée, mobilité européenne ou internationale, secteur public, avant de considérer le dossier comme complet.
- Le dossier complet doit être transmis à l’organisme compétent dans le délai indiqué par la notice officielle en vigueur, à vérifier avant envoi (notice Cerfa n° 51649).
1. Vérifier les informations de l’employeur et du contrat avant de remplir le formulaire
Avant toute saisie dans le Cerfa du contrat d’apprentissage, rassemblez les données qui concernent l’employeur et le contrat. Une erreur sur le Siret, la date de début ou la durée du travail peut obliger à reprendre le dossier. Le plus simple est de verrouiller ces éléments en premier, puis de poursuivre avec les pièces liées à l’apprenti et au CFA.
Données de l’employeur à contrôler
Le Siret à indiquer est celui de l’établissement où l’apprenti exerce réellement son activité, pas nécessairement celui du siège social. Si l’entreprise compte plusieurs sites, vérifiez aussi le nom et la qualité de la personne habilitée à signer le contrat. Ces points doivent être cohérents avant la saisie du formulaire.
Éléments du contrat à fixer avant signature
Avant la signature, confirmez la date de début, la date de fin prévue, la durée du travail et les horaires. Service-Public mentionne aussi, parmi les éléments à préparer, les informations concernant le contrat de travail, dont la durée du travail et les horaires (Service-Public.fr). Si le rythme d’alternance ou la durée du contrat est particulier, vérifiez ces mentions avec le CFA avant de finaliser le dossier.
Vérifier la version du formulaire
Utilisez la version du Cerfa en vigueur et relisez la notice officielle avant de commencer la saisie. Cela évite de perdre du temps avec un formulaire obsolète ou un portail de dépôt qui n’a pas encore été mis à jour.
2. Collecter les éléments de l’apprenti et du représentant légal si nécessaire
L’employeur doit réunir les informations administratives de l’apprenti avant l’embauche, sans surcollecter de données inutiles. L’objectif est simple, disposer de champs exacts pour le contrat et d’un dossier cohérent au moment de la signature.
Informations d’état civil à recueillir
Préparez au minimum le nom, le prénom, la date et le lieu de naissance, l’adresse actuelle et le numéro de sécurité sociale. Service-Public indique bien que les informations concernant l’apprenti, dont son état civil, font partie des pièces à préparer avant l’embauche (Service-Public.fr). Si une donnée a changé récemment, utilisez l’information la plus à jour disponible.
Signature du contrat : qui signe et dans quel cas
Le contrat est signé par l’employeur et l’apprenti. Lorsque l’apprenti est mineur, le représentant légal doit aussi signer, ce qui doit être anticipé avant la date prévue pour éviter un aller-retour tardif du dossier (Ministère du Travail). Pour un apprenti majeur, cette signature supplémentaire n’est pas requise.
Limiter la collecte aux données utiles
Ne demandez que les informations nécessaires au dossier. Si une pièce n’est pas exigée par le formulaire ou par l’organisme de dépôt, évitez de la solliciter par réflexe. En cas de doute, vérifiez la liste attendue sur la notice officielle plutôt que de multiplier les demandes.
Vérifier la cohérence avec les autres documents
Une fois les données de l’apprenti réunies, recoupez-les avec les autres pièces du dossier. Le nom doit être écrit de la même façon dans tous les documents, et les dates doivent correspondre au calendrier de formation prévu par le CFA.
3. Confirmer les pièces du CFA et la version du dossier à utiliser
Le CFA fournit les documents qui cadrent la formation. Selon sa structure, la pièce attendue n’est pas exactement la même, il faut donc vérifier ce point avant l’envoi.
Convention de formation ou annexe pédagogique et financière
Pour un CFA classique, demandez la convention de formation. Pour un CFA d’entreprise, la pièce attendue est une attestation pédagogique et financière ou une annexe équivalente selon la procédure utilisée. Service-Public inclut bien cette distinction dans les documents à préparer avant l’embauche (Service-Public.fr). Si le CFA vous transmet un document différent, vérifiez qu’il correspond bien au type de CFA concerné.
Ce que vous attestez lors de la transmission
Lors du dépôt, l’employeur atteste qu’il dispose de l’ensemble des pièces justificatives nécessaires à l’enregistrement du contrat. La notice de remplissage du Cerfa précise cette attestation par case à cocher (DRIEETS Île-de-France). Avant de cocher quoi que ce soit, vérifiez physiquement que chaque document annoncé est bien dans le dossier.
Relire la notice avant d’envoyer
La notice du formulaire reste la meilleure source pour confirmer les pièces attendues et la façon de les joindre. Si votre OPCO propose un portail de dépôt, contrôlez que le parcours en ligne correspond bien au Cerfa et à la version de notice en vigueur.
4. Préparer les éléments du maître d’apprentissage et l’attestation associée
Le maître d’apprentissage doit être identifié clairement dans le contrat. L’employeur doit aussi pouvoir justifier qu’il remplit les conditions demandées pour exercer ce rôle.
Identifier le maître d’apprentissage dans le formulaire
Le contrat doit mentionner le nom du ou des maîtres d’apprentissage. En cas d’équipe tutorale, chaque membre doit être nommé dans le dossier, afin que le suivi de l’apprenti soit clair dès la signature (Ministère du Travail). Vérifiez l’orthographe et la fonction de chacun avant de valider le formulaire.
Attester des titres, diplômes et de l’expérience professionnelle
L’employeur doit pouvoir attester des titres ou diplômes du maître d’apprentissage et de sa durée d’expérience professionnelle dans l’activité liée à la qualification recherchée (Ministère du Travail). Gardez à portée de main les justificatifs utiles, par exemple une copie de diplôme ou une attestation d’expérience, pour éviter de cocher la case trop tôt.
Matérialiser l’attestation dans le dossier
La validation de l’éligibilité du maître d’apprentissage est matérialisée dans le formulaire par une case à cocher. Cette case ne remplace pas les pièces justificatives, elle confirme que l’employeur les détient et les a vérifiées. Pour un dossier propre, réglez d’abord la question des justificatifs, puis seulement celle de l’attestation.
5. Contrôler les cas particuliers et préparer le dépôt du dossier complet
Certains dossiers demandent une pièce complémentaire. Avant l’envoi, vérifiez si l’une des situations ci-dessous s’applique, car l’absence du document correspondant rendra le dossier incomplet.
Situations qui exigent une pièce complémentaire
- Durée aménagée : si la durée du contrat est réduite ou allongée, prévoyez la convention d’aménagement de durée.
- Mobilité européenne ou internationale : si une période à l’étranger est prévue dans la convention de formation initiale, prévoyez la convention de mobilité.
- Secteur public : le circuit de dépôt diffère, avec un envoi au représentant de l’État dans le département du lieu d’exécution du contrat plutôt qu’à l’OPCO.
Ces pièces figurent bien parmi les documents à préparer avant l’embauche sur Service-Public (Service-Public.fr). Vérifiez leur présence avant de considérer le dossier comme complet.
Attester la détention des justificatifs avant l’envoi
Le formulaire comporte une case par laquelle l’employeur atteste disposer de l’ensemble des pièces justificatives nécessaires à l’enregistrement du contrat. Cochez-la seulement après avoir vérifié chaque pièce, y compris les documents complémentaires liés au cas particulier du dossier.
Transmettre le dossier complet à l’organisme compétent
Une fois le dossier prêt, transmettez-le à l’organisme compétent dans le délai indiqué par la notice officielle en vigueur. La notice Cerfa précise un envoi au plus tard dans les 5 jours ouvrables qui suivent le début d’exécution du contrat (notice Cerfa n° 51649). Pour un employeur privé, le dépôt passe par l’OPCO compétent. Pour le secteur public, le circuit dépend de l’autorité compétente dans le département du lieu d’exécution du contrat.
FAQ
Quel Siret indiquer quand l’apprenti ne travaille pas au siège de l’entreprise ?
Indiquez le Siret de l’établissement où l’apprenti travaille réellement. Si l’entreprise a plusieurs sites, vérifiez ce point avant de remplir le Cerfa.
La convention de formation est-elle toujours obligatoire, même pour un CFA interne ?
Non. Pour un CFA d’entreprise, la pièce attendue est une attestation pédagogique et financière ou une annexe équivalente selon le circuit utilisé. La convention de formation classique concerne surtout les CFA externes.
Que se passe-t-il si le maître d’apprentissage n’a pas de diplôme dans le domaine concerné ?
L’absence de diplôme n’est pas forcément bloquante. L’employeur doit surtout pouvoir justifier l’expérience professionnelle du maître d’apprentissage dans l’activité liée à la qualification visée et conserver les pièces correspondantes dans le dossier.
Quel est le délai pour transmettre le dossier après le début du contrat ?
La notice officielle indique un dépôt dans les 5 jours ouvrables suivant le début d’exécution du contrat. Vérifiez la version en vigueur de la notice avant l’envoi, car c’est elle qui fait foi pour la procédure utilisée.
Quand faut-il prévoir une convention d’aménagement de durée ou une convention de mobilité ?
Préparez une convention d’aménagement de durée si la durée du contrat est adaptée, et une convention de mobilité si une période à l’étranger est prévue dans la convention de formation initiale. Dans les deux cas, le document doit être intégré au dossier avant transmission.
Les informations de ce guide sont données à titre indicatif. Pour toute situation spécifique, consultez la notice officielle du Cerfa en vigueur et, si nécessaire, votre OPCO ou l’autorité compétente.