Introduction
Le recours à l’apprentissage progresse dans les entreprises, y compris les plus petites : entre 2020 et 2024, le nombre d’entreprises recrutant des apprentis a augmenté de 38 % (France compétences). Pour l’employeur, la vraie question reste la même : quelles formalités faut-il anticiper avant d’embaucher un apprenti ? Ce guide suit l’ordre de préparation le plus utile, depuis la définition du besoin jusqu’au dépôt du dossier et à l’accueil du premier jour.
En résumé
- Avant tout échange formel avec le CFA, l’employeur gagne à réunir les informations du contrat : identité de l’entreprise, effectif, diplôme ou titre visé, et éléments sur le maître d’apprentissage.
- Le CFA complète la partie formation du CERFA, appose son visa ou tampon, puis renvoie le formulaire à l’employeur avant l’édition des exemplaires à signer (ministère du Travail).
- Le contrat d’apprentissage doit être établi par écrit et signé par l’employeur, l’apprenti et, le cas échéant, son représentant légal (Code du travail numérique).
- Dans le secteur privé, le contrat doit être transmis à l’OPCO au plus tard dans les 5 jours ouvrables qui suivent le début d’exécution du contrat (Service-Public).
- Avant le démarrage, il faut aussi vérifier les aides applicables, préparer l’accueil, organiser la sécurité et anticiper les règles particulières si l’apprenti est mineur.
Cadrer le besoin et réunir les informations de base avant de lancer le dossier
Avant de contacter le CFA, l’employeur doit préciser ce qu’il attend réellement de l’apprenti. Cette étape paraît simple, mais elle conditionne tout le reste : le diplôme visé, les missions confiées, la date de début et le rythme d’alternance doivent être cohérents dès le départ. Sans ce cadrage, le dossier avance mal et les allers-retours s’accumulent.
Le contrat d’apprentissage demande aussi des informations administratives et pédagogiques qui doivent être prêtes en amont. L’imprimé cerfa n° 10103*14 mentionne notamment l’identité de l’employeur, l’effectif de l’entreprise, le diplôme ou titre préparé, ainsi que les informations sur le maître d’apprentissage et l’attestation de compétence professionnelle attendue (Éditions Tissot). Mieux vaut donc rassembler ces éléments avant de passer à l’échange avec le CFA.
À préparer tout de suite :
- les missions principales confiées à l’apprenti ;
- le diplôme ou titre visé ;
- la date de début envisagée ;
- le rythme d’alternance pressenti ;
- la dénomination de l’entreprise et l’effectif à jour ;
- l’identité de la personne pressentie comme maître d’apprentissage.
Exemple simple : une PME du bâtiment qui recrute un apprenti en CAP peut déjà vérifier quel salarié assurera le suivi quotidien, quel CFA prépare la formation et quelles missions seront réellement confiées en atelier ou sur chantier. Cette préparation évite de corriger le dossier après coup.
Coordonner avec le CFA pour valider la formation et compléter la partie formation
Une fois les premières informations réunies, l’employeur doit contacter le CFA retenu pour valider la formation et la façon dont le dossier sera complété. Cette coordination n’est pas une formalité secondaire : elle permet de confirmer que le diplôme préparé, le rythme d’alternance et la date de démarrage sont bien compatibles.
Le circuit est précis : l’employeur envoie le CERFA à l’établissement de formation, qui complète la partie formation, y appose son visa ou tampon, puis le renvoie à l’employeur (ministère du Travail). Ce n’est qu’après ce retour que l’employeur peut éditer les exemplaires finaux et poursuivre la signature.
Points à vérifier pendant cet échange :
- le diplôme ou titre préparé est bien celui attendu par l’entreprise ;
- le rythme d’alternance est compatible avec l’organisation interne ;
- la date de début de la formation au CFA est alignée avec le contrat ;
- le formulaire revient avec le visa ou le tampon du CFA avant l’impression finale.
Exemple simple : un employeur qui recrute un apprenti en BTS envoie un dossier partiellement rempli au CFA partenaire, récupère la partie formation complétée, puis passe seulement ensuite à l’édition des exemplaires signés. Cette séquence limite les erreurs de dernière minute.
Désigner le maître d’apprentissage et vérifier les éléments à documenter
Le maître d’apprentissage doit être identifié avant la finalisation du contrat. C’est la personne qui accompagne, guide et conseille l’apprenti au quotidien dans l’entreprise (CCI Paris Île-de-France). Dans une petite structure, il s’agit souvent du dirigeant ou d’un salarié expérimenté ; dans une entreprise plus grande, ce rôle peut revenir à un responsable de service ou à un chef d’équipe.
Le choix doit rester cohérent avec le diplôme préparé et avec les missions confiées. Si le référent pressenti ne correspond pas au besoin du poste, il vaut mieux le vérifier tout de suite plutôt que de bloquer la signature ensuite.
Le contrat demande aussi plusieurs données à préparer sur ce référent : son nom, son prénom, sa date de naissance et une attestation de l’employeur sur ses conditions de compétence professionnelle (Éditions Tissot). Cette étape évite de revenir au dossier après coup parce qu’une information manque.
À ce stade, il est utile de prévoir aussi le suivi concret de l’apprenti dès son arrivée : premier point d’échange avec le référent, échanges avec le CFA si besoin et repères de progression pour les premières semaines.
Préparer le contrat d’apprentissage et organiser les signatures
Quand le CFA a renvoyé le formulaire complété, l’employeur peut préparer la version finale du contrat. Le principe est simple : le contrat d’apprentissage doit être établi par écrit, puis signé par l’employeur, l’apprenti et, le cas échéant, son représentant légal (Code du travail numérique).
Avant d’imprimer les exemplaires définitifs, il faut relire chaque champ utile : identité de l’entreprise, numéro SIRET, diplôme visé, date de début, rythme d’alternance, et informations du maître d’apprentissage. Une erreur sur l’un de ces points suffit à faire repartir le dossier en correction.
L’employeur édite ensuite les exemplaires à signer. Le guide officiel du ministère du Travail indique que le formulaire complété par le CFA est renvoyé à l’employeur, qui peut alors imprimer les exemplaires originaux et recueillir les signatures requises (ministère du Travail). Si l’apprenti est mineur, les représentants légaux doivent aussi signer chaque exemplaire.
Exemple simple : pour un apprenti de 17 ans, l’employeur signe d’abord, l’apprenti signe ensuite, puis le représentant légal complète la signature. Sans cette étape, le contrat n’est pas prêt pour le dépôt.
Déposer le dossier au bon organisme et suivre son instruction
Une fois le contrat signé, il faut le transmettre au bon organisme selon le secteur. Dans le secteur privé, le dépôt passe par l’OPCO ; dans le secteur public, la source officielle mentionne la plateforme Celia (ministère du Travail).
| Secteur | Organisme destinataire | Pièces à transmettre |
|---|---|---|
| Privé | OPCO dont relève l’entreprise | Contrat d’apprentissage et convention de formation |
| Public | Celia | Contrat d’apprentissage et convention de formation |
Le délai officiel de transmission au secteur privé est de 5 jours ouvrables après le début d’exécution du contrat (Service-Public). En pratique, il vaut mieux déposer dès que les signatures sont réunies, pour éviter les retours de dossier et les décalages dans l’instruction.
Avant l’envoi, vérifiez trois points : le visa du CFA est bien présent, la convention de formation est jointe, et le bon organisme de dépôt a été identifié. Si le dossier est incomplet, l’instruction se bloque.
Après dépôt, conservez une copie de chaque document et gardez la trace de la date d’envoi. Si l’OPCO ou Celia demande une correction, traitez-la rapidement pour ne pas retarder la suite.
Vérifier les aides applicables et préparer l’accueil de l’apprenti
Avant l’arrivée de l’apprenti, l’employeur doit vérifier les aides éventuellement mobilisables, avec son OPCO et sur Service-Public. Les dispositifs dépendent notamment de la date de conclusion du contrat, de la taille de l’entreprise et du contexte du recrutement ; une vérification officielle reste indispensable au cas par cas (Service-Public).
Il faut ensuite préparer l’accueil concret du premier jour. Cela passe par l’information de l’équipe, la mise en place du poste de travail, les accès, les équipements nécessaires et le temps d’accueil avec le maître d’apprentissage. Le but n’est pas seulement administratif : il faut que l’apprenti puisse commencer dans de bonnes conditions.
Sur la sécurité au travail, l’employeur doit prévoir la présentation des risques liés au poste, la remise des équipements de protection nécessaires et les consignes adaptées à l’activité. Pour les secteurs soumis à des règles spécifiques, il est préférable de vérifier les obligations à jour auprès des sources officielles ou de l’OPCO.
La vigilance doit être renforcée si l’apprenti est mineur. Certaines missions peuvent être limitées ou interdites selon le secteur et les conditions de travail. Dans ce cas, il faut vérifier les restrictions applicables avant d’affecter l’apprenti à certaines tâches.
Checklist de démarrage :
- aides vérifiées auprès de l’OPCO et de Service-Public ;
- dossier complet et en cours d’instruction ;
- poste, accès et équipements prêts ;
- maître d’apprentissage informé et disponible ;
- consignes de sécurité expliquées dès le premier jour ;
- visite médicale organisée auprès du service de santé au travail ;
- restrictions applicables aux mineurs vérifiées si besoin ;
- planning des premières semaines transmis à l’apprenti.
FAQ
Peut-on signer le contrat avant que le CFA ait complété sa partie ?
Non. Le CFA complète d’abord la partie formation du dossier et appose son visa ou tampon, puis le formulaire est renvoyé à l’employeur pour l’édition des exemplaires à signer (ministère du Travail).
Quel délai pour transmettre le contrat à l’OPCO dans le secteur privé ?
Le contrat doit être transmis à l’OPCO au plus tard dans les 5 jours ouvrables qui suivent le début d’exécution du contrat (Service-Public).
Que faire si le maître d’apprentissage pressenti ne convient pas ?
Il faut désigner un autre référent ou vérifier la situation avant la signature. Le contrat demande des informations précises sur le maître d’apprentissage et l’employeur doit pouvoir attester de ses conditions de compétence professionnelle (Éditions Tissot).
Un apprenti majeur a-t-il besoin de signatures supplémentaires ?
Non. Pour un apprenti majeur, la signature de l’employeur et celle de l’apprenti suffisent sur chaque exemplaire. La signature du représentant légal n’est requise que si l’apprenti est mineur (Code du travail numérique).
Entre 2021 et 2024, le nombre de contrats d’apprentissage dans le secteur privé est passé de 719 000 à 896 000, soit une hausse de 25 % (France compétences). Pour l’employeur, une préparation méthodique des formalités d’embauche d’un apprenti reste la meilleure façon de sécuriser la signature, le dépôt et le démarrage sans blocage inutile.